22 Maret 2011

Membuka File Data

>> seri belajar myob v17

Mengaktifkan Data Akuntansi


Pilih OPEN your company file, hingga muncul kotak dialog Open.
Pada field Look in: pilih/ cari drive atau folder tempat menyimpan file data.
Pada kotak dibawah look in akan terlihat file-file data MYOB yang berekstensi MYO. Pilih salah satu file data yang akan dibuka.
Klik OPEN.

MYOB menampilkan form Sign-on. Masukkan user ID dan password Anda. Biasanya user ID yang pertama muncul adalah Administrator yang punya hak penuh atas sistem dan mengatur hak akses user ID lainnya. Klik OK jika tidak ingin mengubah apapun. Pengaturan user ID dan password dapat diatur dalam Setup Preference Security.

MYOB akan menampilkan form Company File Activation. Tanpa aktivasi, file data hanya dapat digunakan selama 30 hari. Form aktivasi ini akan selalu muncul selama belum melakukan aktivasi file data.
Jika ingin melewati proses aktivasi untuk sementara waktu, klik pilihan yang ketiga: I want to activate my company file later. Lalu klik tombol Continue.
Kemudian muncul pesan jumlah hari yang tersisa sebelum aktivasi. Klik OK.

Berikutnya MYOB menampilkan form Myob Accounting untuk melakukan verifikasi data.
Form verifikasi ini selalu muncul setiap membuka/ mengaktifkan file data akuntansi. Pilih Yes jika ingin melakukan verifikasi dan jika tidak pilih No.
Proses verifikasi ini sama dengan proses checking for errors atau scandisk pada microsoft windows dan proses ini dapat diaktifkan secara manual dari menubar File >> Verify Company File. Kemunculan form verifikasi setiap membuka file data tersebut dapat ditiadakan dengan memberi tanda centang pada pesan: In the future, do not show this message, atau mengatur Setup Preferensi Security.

Membuat File Data


>> seri belajar myob v17

Create a New Company File


1.    Buka/ aktifkan program MYOB Accounting hingga jendela Welcome to Myob Accounting muncul.
2.    Klik Create a new company file.
3.    Muncul jendela New Company File Assistant. Klik Next.
4.    Lengkapi isian dalam jendela yang muncul, seperti Serial Number (nomor serial yang ada dalam cd instalasi), Company Name (nama perusahaan), Company No (nomor surat izin perusahaan), VAT No (NPWP), Address (alamat), Phone Number (nomor telepon), Fax Number (nomor fax), Email Address (alamat email).
Nama perusahaan wajib diisi, jika tidak maka myob akan membuat nama file/perusahaannya ‘Myob’. Isian yang lainnya bersifat pilihan, bisa dibiarkan kosong atau bisa diisi/ dilengkapi isian setelah file data selesai dibuat.
Klik Next.
5.    Muncul jendela untuk mengisi periode akuntansi, yaitu:
Current Financial Year: tahun dimulainya pencatatan dengan myob.
Last month of financial year: bulan terakhir periode akuntansi (di Indonesia biasanya Desember)
Conversion month: bulan awal periode akuntansi atau bulan dimulainya pencatatan transaksi dengan myob (di Indonesia biasanya bulan Januari atau bulan lain  dimulainya pencatatan dengan myob).
Number of Accounting Periods: Jumlah bulan dalam satu periode akuntansi (biasanya 12 bulan).
Klik Next.
6.    Berikutnya muncul jendela konfirmasi periode akuntansi yang telah diatur sebelumnya. Klik Back jika ingin memperbaiki periode akuntansinya dan klik Next jika sudah setuju dengan pengaturan tersebut.
7.    Berikutnya memilih rancangan daftar akun. Pilih opsi yang ketiga: I would like to build my own accounts list once I begin using MYOB.
Klik Next.
8.    Berikutnya menentukan tempat penyimpanan file data. MYOB akan menempatkan file data dalam folder C:\Accounting17\[namafile]. Klik tombol Change untuk mengganti lokasi penyimpanan file.
Dalam jendela New tentukan lokasi penyimpanan file yang baru. Klik Save.
9.    Klik Next.
1    Muncul jendela progres pembuatan file data. Tunggu sebentar, bahkan hanya beberapa detik.
1    Muncul jendela Congratulation. File telah dibuat dan disimpan. Pada jendela ini ada 2 pilihan:
Setup Assistant untuk mengatur sistem myob berdasarkan panduan dari myob.
Command Centre untuk langsung membuka file data/ modul-modul myob.
Klik Command Centre.
Muncul jendela Command Centre

Command Centre


Pada jendela windows terdapat title MYOB Accounting disudut kiri atas. Dibawahnya terdapat menubar: File, Edit, Lists, Command Centres, Setup, Reports, Window, Help. Disudut kanan bawah terlihat nama file data yang sedang diaktifkan. Pada jendela MYOB terdapat title Command Centre dan nama perusahaan.
Command centre merupakan modul utama atau pusat perintah untuk mengaktifkan semua modul yang ada dalam MYOB.

Jendela Command Centre dibagi jadi 3 bagian utama:

Bagian atas adalah modul-modul MYOB: Accounts, Banking, Sales, Purchases, Inventory, Card File;

Bagian tengah adalah subfungsi Modul yang terpilih, misal jika mengklik modul Account akan terlihat submodul: Account List, Record Journal Entry, Transaction Journal, Send to Accountant, Transfer Money, Company Data Auditor.

Bagian bawah adalah Commond Panel: To Do List, Find Transactions, Reports, Analysis.

 

Start dan Exit Program

>> seri belajar myob v17


Setup Komputer untuk MYOB

DATE & TIME  dan REGIONAL SETTING

Sebelum membuka atau mengisi file data dengan transaksi, periksalah pengaturan date&time dan regional setting windows. Pengaturan tersebut berhubungan dengan cara menulis tanggal transaksi dan simbol mata uang yang akan muncul dalam form-form entry data.

Jika menggunakan Windows XP, pilih: Start >> Control Panel >> Regional and Language Options (Biasanya  berlambang globe/ bumi).
Pilih tab regional options.
Pada bagian Standards and Formats, pilih: Indonesia.
Saya menyarankan memilih English (United State) karena sesuai dengan sistem Myob khususnya ketika akan mengekspor data ke dalam format Excel. Namun harus berhati-hati memasukkan tanggal dalam form transaksi, yaitu dengan format mm/dd/yyyy. atau bulan/tanggal/tahun. Lihat juga: Tips Myob - Send... to Excel.
Klik OK dan komputer akan Restart. Tunggulah beberapa saat.

Berikutnya atur tanggal dan waktu menjadi tanggal dan waktu saat ini.
Pilih: Start >> Control Panel >> Date & Time (Biasanya  berlambang kalender).
Atur tanggal dan waktu yang diinginkan lalu klik OK.

Memulai Program

Pilih : Start  >> All Programs >> MYOB Accounting v17 >> +MYOB Accounting v17+ atau klik 2 kali icon Myob yang ada dalam desktop, lalu muncul form Welcome to MYOB Accounting. Ada 5 pilihan sebagai berikut:

Open Your Company File : untuk membuka file data yang sudah dibuat atau  yang sudah ada.

Create a New Company File : untuk membuat file data baru.

Explore the Sample Company : untuk menampilkan file contoh yang sudah termasuk dalam instalasi program MYOB, namanya: Clearwater Pty. Ltd.

What’s New in This Version : untuk menampilkan suatu form yang memberikan informasi yang lengkap tentang program MYOB.

Exit MYOB Accounting : untuk keluar dari program MYOB.

Mengakhiri/ Keluar dari Program

Pilih menubar File >> Exit, atau klik tanda silang pada kanan atas form command centre.

Jika saat membuka file data, Anda telah menambah entry transaksi, maka MYOB akan menawarkan untuk mencetak laporan transaksi yang telah dilakukan. Pilih: Quit No Report jika tidak ingin mencetak laporan transaksi dan pilih Session Report jika ingin mencetak laporan transaksi (jurnal) sesi terakhir yang telah dimasukkan.

Kemudian MYOB juga menawarkan membuat file back up. Pilih: No jika tidak ingin membuat file backup saat ini dan pilih Yes jika ingin membuat file backup.
Membuat file backup sudah menjadi keharusan untuk keamanan data dan ini harus dilakukan secara periodik tertentu, bisa perhari, perminggu, atau perbulan. Proses backup dapat dilakukan secara manual dari Menubar File >> Backup.

Kemunculan form session report dan backup data saat keluar program dapat ditiadakan dengan memberi tanda centang pada pesan: In the future, do not show this message, atau mengatur Setup Preferensi Security, yaitu dengan menghilangkan tanda centang pada pilihan backup.